Những công cụ giúp bạn quản lý thời gian của mình hiệu quả hơn bao giờ hết
1. Tạo các khung thời gian
Có thể sẽ rất hữu dụng nếu bạn tạo ra các khung thời gian khi thực hiện những nhiệm vụ khác nhau. Điều này đặc biệt hữu dụng cho những việc chính mà bạn cần làm, và nó cũng hữu dụng cho cả những công việc thường xuyên.
Chẳng hạn như, bạn cần lập báo cáo bán hàng hàng tuần vào ngày thứ Ba của tuần tiếp theo. Vậy, hãy dành thời gian vào thứ Hai hàng tuần để nói chuyện với các đồng nghiệp ở phòng kinh doanh, đồng thời kiểm tra chắc chắn rằng những số liệu được cung cấp trong hệ thống máy tính của bạn là chính xác. Sau đó, thứ Ba hàng tuần, hãy sắp xếp một khoảng thời gian để bắt tay vào viết báo cáo. Đây là những nhiệm vụ cần được ưu tiên mà bạn không nên xao nhãng.
Đặt ra thời gian dành riêng cho những việc này trong nhật ký sẽ giúp bạn tránh chỉ làm chúng khi bạn thích.
2 Giữ tập trung
Hãy hướng toàn bộ sự tập trung vào nhiệm vụ mà bạn đang phải thực hiện gần đây, như vậy bạn có thể hoàn thành nó một cách tốt nhất.
Điều này có thể có nghĩa là, thay vì nói với bản thân rằng bạn sẽ dành hai giờ để làm báo cáo trước khi về nhà, bạn có thể nói: “Tôi sẽ hoàn thành việc viết hoàn chỉnh hai phần của báo cáo.”
3. Kiểm soát giấy tờ
Nếu bạn tiếp tục phải xử lý các giấy tờ khác nhau mà không ra được một quyết định rõ ràng về việc phải làm gì với chúng, bạn sẽ lãng phí thời gian. Hãy luôn chắc chắn là bạn chỉ phải xử lý một lần với mỗi văn bản ở trên bàn của mình.
4. Sử dụng hiệu quả thời gian trống
Tất cả chúng ta đều có những quãng thời gian trống. Chúng có thể kéo dài một vài phút, một vài giờ đến một vài ngày, tuy nhiên, cho dù khoảng thời gian đó có ngắn đến mức nào, bí quyết là học cách sử dụng những khoảng thời gian trống đó hiệu quả.
Điểm đầu tiên là dự đoán và chuẩn bị trước cho những khoảng trắng. Chúng có thể đến khi bạn chờ đợi một đồng nghiệp tại văn phòng của người đó, khi bạn đến dự họp sớm, khi chuyến tàu mà bạn chờ bị trễ... Nếu dự tính được trước, bạn sẽ sẵn sàng sử dụng hiệu quả những thời điểm này.
5. Xử lý sự gián đoạn
Tất cả chúng ta đều bị gián đoạn khi đang làm việc, khiến chúng ta làm việc chậm chạp hơn hoặc xao nhãng khỏi những nhiệm vụ mà mình đang thực hiện. Chúng ta cần phải học cách đối phó với chúng để giảm thiểu những tác động tiêu cực.
6. Chống lại sự mệt mỏi
Tất cả chúng ta đều có những lúc cảm thấy quá tải. Ví dụ như, khi sắp đến hạn hoàn thành một công việc hoặc khi phải đối phó với những vấn đề ngoài mong đợi. Vào những thời điểm như thế, chúng ta có thể sẽ cần phải làm việc nhiều giờ hơn và giữ tập trung, bất chấp những ảnh hưởng của cảm giác mệt mỏi.
Kết bài: Chỉ cần bạn nhớ một điều, quản lý tốt thời gian cuối cùng sẽ đồng nghĩa với việc quản lý tốt cuộc sống. Từ đó, bạn sẽ có động lực để làm tốt tất cả mọi thứ.
